Respuestas a preguntas frecuentes acerca de la compensación de trabajadores para empleadores
Además de las preguntas frecuentes (FAQs, por sus siglas en inglés) a continuación, los empleadores pueden llamar al 1-800-736-7401 durante el horario comercial normal para hablar con un representante en vivo del Centro de Servicios de Información de la División de Compensación de Trabajadores (DWC, por sus siglas en inglés).
Empleadores pueden llamar a una oficina local de la División de Compensación de Trabajadores Estatal (Division of Workers' Compensation- DWC) y hablar con la Unidad de Información y Asistencia (Information & Assistance- I&A) para ayuda durante horas de oficina regulares.
Las hojas de información y las guías para trabajadores lesionados de la DWC pueden ser útiles para empleadoresy pueden tener acceso a ellas en www.dwc.ca.gov.
Temas cubiertos en estas preguntas frecuentes incluyen:
Cobertura de seguro
Empleados
Atención médica
Denunciando fraude
Empleadores ilegalmente sin seguro
Acerca de la cobertura de seguro
P. ¿Necesito tener un seguro de compensación de trabajadores?
R. Si, la ley de California exige que empleadores tengan un seguro de compensación de trabajadores aun si solamente tienen un empleado. Si usted es un techador y no tiene ningún empleado, usted aún está obligado a tener un seguro de compensación de trabajadores.
Empleadores de otro estado pueden necesitar la cobertura de compensación de trabajadores si un empleado se emplea regularmente en California o si el contrato de trabajo se celebró aquí.
P. Mi esposo/esposa y yo somos los únicos dueños de nuestro negocio. No tenemos empleados. ¿Estamos obligados a obtener cobertura de compensación de trabajadores?
R. Generalmente, es opcional la cobertura para los dueños individuales. Usted, sin embargo, necesita tener la cobertura de compensación de trabajadores para cualquier empleado que usted pueda contratar, aun si es sólo un empleado, y aun si es sólo un empleo temporal. Usted debe consultar con su abogado, agente o corredor de seguros o compañía de seguros con respecto a los detalles de su situación y sus opciones.
P. ¿Están los funcionarios ejecutivos o directores de la empresa cubiertos por el seguro de compensación de trabajadores?
R. Generalmente todos los empleados de la empresa, como legalmente definidos, incluyendo funcionarios y directores de la empresa, deben ser incluidos en la póliza a menos que sean los únicos dueños de la empresa. En el caso de los dueños individuales, pueden elegir no ser cubiertos. Varios artículos del Código Laboral de California deben ser considerados para responder a esta pregunta. Usted debe consultar con su abogado, agente o corredor de seguros o su compañía de seguros con respecto a los detalles de su situación.
P: ¿Cómo puedo averiguar quién tiene la cobertura de compensación de trabajadores para otro negocio en California?
R: En California se requiere que todos los empleadores ya sea que compren una póliza de seguro de compensación de trabajadores de una compañía de seguros autorizada para escribir pólizas en California o que sean auto-asegurados. La División de Compensación de Trabajadores (Division of Workers' Compensation- DWC) no proporciona el seguro de compensación de trabajadores para los empleadores y no mantiene información sobre los empleadores y sus respectivas aseguradoras. Para averiguar qué aseguradora proporciona la cobertura del seguro de compensación de trabajadores para un empleador específico, comuníquese con la Oficina de Clasificación de Seguros de Compensación de Trabajadores (Workers’ Compensation Insurance Rating Bureau- WCIRB). La lista de los empleadores auto-asegurados se puede encontrar en la página Web de la Oficina de Planes de Auto-Seguro.
Información básica para empleadores acerca de la compensación de trabajadores se puede encontrar en la hoja de información para empleadores de la DWC.
P. ¿Dónde consigo el seguro de compensación de trabajadores?
R. Usted puede comprar la cobertura del seguro de compensación de trabajadores a través de un agente o corredor de cualquier compañía de seguros privada autorizada para escribir pólizas en California. Usted puede encontrar una lista de aseguradores en la página web del Departamento de Seguros de California.
Si no puede encontrar una compañía de seguros dispuesta a cubrir su negocio, el State Compensation Insurance Fund (State Fund) está obligado a proveerle cobertura.
Si usted pertenece a una asociación de comerciantes podría querer consultarla primero – algunos grupos de comercio negocian tarifas especiales para miembros. Su cámara de comercio local también puede ser una fuente de buenos consejos.
P. ¿Qué tal el auto-seguro?
R. El auto-seguro requiere aprobación del estado, un patrimonio neto de al menos $5 millones, ingresos netos de $500,000 por año y poner un depósito de garantía. Mientras que históricamente sólo las empresas muy grandes pueden auto-asegurarse debido a los requisitos legales, en los últimos años, el auto-seguro colectivo, en el cual varios empleadores de empresas pequeñas en la misma industria homogénea reúnen las obligaciones de la compensación de trabajadores, ha aumentado en popularidad como una alternativa a la cobertura tradicional. Comuníquese con su corredor o la Oficina Estatal de Planes de Auto-Seguro para información sobre cómo auto-asegurarse.
Un empleador auto-asegurado tiene la opción de administrar sus propios reclamos de compensación de trabajadores o de contratar un administrador externo o de terceros (Third-Party Administrator- TPA) para proporcionar estos servicios.
P. ¿Cuánto cuesta el seguro de compensación de trabajadores?
R. El estado no regula las primas de seguros. Mientras que la Oficina de Clasificación de Seguros de Compensación de Trabajadores – el agente estadístico autorizado por el comisionado estatal de seguros – recomienda primas y las compañías de seguros deben registrar sus primas con el Departamento de Seguros de California, las primas pueden variar de asegurador a asegurador. Como cualquier buen consumidor, debe comparar precios para ver qué compañía de seguros satisface mejor sus necesidades. El costo es una consideración, pero hay otros factores que debe tomar en cuenta: los servicios proveídos, la facilidad de acceso a los ajustadores de reclamos, la familiaridad con su industria, los médicos en su red, etc. Si usted tiene un corredor o agente, él o ella deben poder darle un asesoramiento experto.
P. ¿Qué determina cuánto voy a pagar por mis primas?
R. Varios factores entran en la determinación de la prima anual que le cobrará su compañía de seguros. Estos incluyen su clasificación de industria, el historial de lesiones de trabajo de su empresa (conocido como su modificación por historial o ex-mod), su nómina, los ajustes de suscripción especiales tales como el uso de una organización certificada de cuidado médico, y cualquier grupo especial o programas de dividendo a los que pueda ser elegible.
Acerca de mis empleados:
P. ¿Pueden mis empleados ayudar a pagar el seguro de compensación de trabajadores?
R. No. El seguro de compensación de trabajadores forma parte de su costo de hacer negocios. Un empleador no puede pedirles a sus empleados que ayuden a pagar la prima de seguro.
P. ¿Cuáles son mis obligaciones sobre la colocación de anuncios?
R. Usted debe colocar el cartel “aviso a los empleados” en un lugar visible en el lugar de trabajo. Este cartel proporciona información a los empleados sobre la cobertura del seguro de compensación de trabajadores y dónde obtener atención médica para lesiones de trabajo.
Requisitos específicos se encuentran en las secciones 3550-3553 del Código Laboral de California. No colocar este aviso es un delito menor de hasta $7,000 por violación. Comuníquese con su compañía de seguros para obtener el aviso que debe colocar y la información requerida que debe incluirse en él.
También debe proporcionar a empleados recién contratados con un folleto sobre la compensación de trabajadores explicándoles sus derechos y responsabilidades.
P. ¿Dónde consigo los formularios de reclamo que necesito darles a mis empleados si se enferman o lesionan a causa del trabajo?
R. Su administrador de reclamos de compensación de trabajadores – generalmente su compañía de seguros o el administrador de terceros si está auto-asegurado y tiene uno- le proporciona el formulario de reclamo en las cantidades que necesita. También puede descargarlo de la página de formularios de la página web de la DWC.
P. ¿Qué debo hacer si mi empleado se enferma o lesiona en el trabajo?
R. Usted debe:
- Proporcionar un formulario de reclamo de compensación de trabajadores dentro de un día laborable después de que se reporta una lesión o enfermedad laboral.
- Devolver una copia del formulario completado al empleado dentro de un día laborable de haberlo recibido
- Envíe el formulario de reclamo, junto con su informe de lesión o enfermedad laboral, al administrador de reclamos dentro de un día laborable de haberlo recibido;
- Dentro de un día laborable de recibir el reclamo del empleado, autorizar hasta $10,000 en tratamiento médico apropiado
- Proporcionar trabajo de transición (light duty) cuando sea apropiado
- Si el empleado es víctima de un crimen que ocurrió en el trabajo, usted debe avisarle sobre el derecho a la compensación de trabajadores dentro de un día laborable del crimen.
P. ¿Cómo puedo asegurarme de que mis empleados son atendidos adecuadamente si se enferman o lesionan en el trabajo?
R. Manténgase involucrado y mantenga un diálogo abierto con el empleado lesionado - no suponga que el administrador de reclamos se esté encargando de todo. Si hay algún problema, trate de solucionarlo lo antes posible y esté dispuesto a hacer modificaciones en el lugar de trabajo para regresar a su empleado de nuevo al trabajo. Hable con el oficial de información y asistencia local para aprender más sobre programas del regreso al trabajo.
Su empleado puede averiguar cómo navegar el sistema de compensación de trabajadores y mantener su proprio reclamo por buen camino asistiendo a un seminario para trabajadores lesionados en su oficina local de la DWC.
P. ¿Puede mi empleado lesionado trabajar mientras se recupera?
R. Poco después de la lesión, el médico del empleado lo examinará y le enviará un informe al administrador de reclamos sobre la condición médica del empleado lesionado. Si el médico que lo atiende dice que el empleado lesionado puede trabajar, el médico debe describir:
- Límites claros y específicos, si los hay, en las tareas del trabajo del empleado mientras se recupera. Estas se llaman restricciones de trabajo. Están diseñadas para proteger a su empleado de lesiones adicionales (ejemplo: no tareas que requieran inclinarse repetidamente o agacharse)
- Cambios necesarios, si los hay, en horario, tareas, equipos u otras condiciones de trabajo del empleado, mientras que se recuperan (ejemplo: proporcionar auriculares para evitar posiciones incómodas de la cabeza y el cuello)
- Si el médico que lo atiende indica que el empleado no puede trabajar en absoluto mientras se recupera, el trabajador no puede ser obligado a trabajar.
P. Mi empleado tiene restricciones de trabajo. ¿Qué significa eso?
R. Si el médico que está atendiendo al empleado indica que él o ella puede regresar a trabajar bajo restricciones específicas de trabajo, cualquier trabajo que se le asigne al empleado debe cumplir con estas restricciones. Usted podría, por ejemplo, cambiar ciertas tareas o proveer equipos útiles. Si usted no tiene trabajo disponible que cumpla con estas restricciones, el empleado lesionado no puede ser obligado a trabajar.
P. ¿Qué si mi empleado no tiene restricciones de trabajo?
R. Si el médico que está atendiendo al empleado indica que él o ella puede regresar a trabajar sin restricciones, generalmente debe darle a su empleado el mismo trabajo y salario que tenía antes de haberse lesionado. Usted puede exigir que el empleado lesionado tome el trabajo. Esto puede ocurrir poco o después de la lesión, o podría ocurrir mucho más tarde, después de que la condición de él o ella haya mejorado.
P. Mi empleada lesionada está lista para regresar a trabajar. ¿Qué tipo de trabajo puedo ofrecerle?
R. El trabajo debe cumplir con las restricciones de trabajo indicadas en el informe médico. La oferta podría incluir:
- Trabajo regular: El antiguo puesto de trabajo de su empleada, por un período de por lo menos 12 meses, pagándole los mismos salarios y beneficios pagados en el momento de la lesión y ubicado a una distancia de viaje razonable de donde su empleada vivía en el momento de la lesión.
- Trabajo modificado: El antiguo puesto de trabajo de su empleada, con algunos cambios que le permita hacerlo. Si el médico de su empleada dice que ella no podrá regresar al trabajo que tenía en el momento de la lesión, se le recomienda que le ofrezca un trabajo modificado en lugar de los beneficios suplementarios por la pérdida de trabajo (Supplemental Job Displacement Benefits- SJDB). El trabajo alternativo debe cumplir con las restricciones de trabajo de su empleada, durar por lo menos 12 meses, pagar por lo menos el 85 por ciento de los salarios y beneficios que su empleada fue pagada al momento en que se lesionó y estar dentro de una distancia de viaje razonable de donde su empleada vivía en el momento de la lesión.
- Trabajo alternativo: Un nuevo trabajo en su negocio. Si el médico de su empleada dice que ella no podrá regresar al puesto de trabajo que tenía en el momento de la lesión, se le recomienda que le ofrezca a su empleada trabajo alternativo en lugar de los beneficios suplementarios por la pérdida de trabajo. El trabajo alternativo debe cumplir con las restricciones de trabajo de su empleada, durar por lo menos 12 meses, pagar por lo menos el 85 por ciento de los salarios y beneficios que su empleada fue pagada al momento en que se lesionó y estar dentro de una distancia de viaje razonable de donde su empleada vivía en el momento de la lesión.
Si usted le ofrece a su empleada un trabajo modificado o alternativo:
- Su empleada puede tener sólo 30 días para aceptar la oferta. Si su empleada no responde dentro de los 30 días, usted puede retirar la oferta
Si su empleada no responde a la oferta de trabajo modificado o alternativo dentro de 30 días o rechaza la oferta de trabajo, su empleada probablemente no tendrá derecho a los beneficios suplementarios por la pérdida de trabajo.
Acerca de la atención médica:
P. ¿Qué son redes de proveedores médicos?
R. Una red de proveedores médicos (Medical Provider Network- MPN) es un grupo de proveedores de servicios médicos establecidos por su compañía de seguro (o usted si usted es un empleador auto-asegurado) y aprobado por el director administrativo de la DWC para atender a trabajadores lesionados en el trabajo. Cada MPN incluye una combinación de médicos especializados en lesiones relacionadas con el trabajo y médicos con experiencia en áreas generales de la medicina. Si sus empleados están cubiertos por una MPN, sus necesidades médicas de compensación de trabajadores serán atendidas por el médico en la red a menos que fueran elegibles para designar de antemano a un médico personal y lo hicieron antes de que la lesión ocurrió.
P. ¿Qué es una organización de cuidado médico?
R. Una organización de cuidado médico (Health Care Organization- HCO) es una organización certificada por la DWC para proporcionar cuidado médico administrado a trabajadores lesionados.
P. ¿Qué significa hacer una designación previa de un médico personal?
R. Este es un proceso que pueden utilizar sus empleados para decirle que quieren que su médico personal los atienda por una lesión de trabajo. Los empleados pueden designar de antemano a su médico personal de medicina (M.D.) o doctor de osteopatía (D.O.) sólo si se cumplen las siguientes condiciones:
- El empleado le da un aviso escrito indicando la designación previa del médico personal o grupo médico antes de la fecha de la lesión para la que se busca tratamiento y el aviso incluye el nombre y la dirección comercial del médico;
- El empleado tiene cobertura médica para lesiones o enfermedades no relacionadas con el trabajo en la fecha de la lesión en un plan, póliza o fondo; y
- El médico personal o grupo médico del empleado está de acuerdo antes de la fecha de la lesión en ser designado de antemano.
La DWC tiene un formulario para hacer la designación previa de su médico personal en la página de formularios en su sitio web.
P. Mi empleado le gustaría ser atendido por su quiropráctico o acupuntor personal. ¿Cómo funciona eso?
R. Si usted o su compañía de seguros no tiene una MPN establecida, el empleado podría cambiar su médico que lo atiende a su quiropráctico o acupuntor personal después de una lesión o enfermedad laboral. Para tener derecho a hacer este cambio, el empleado debe darle a usted por escrito el nombre y la dirección comercial del quiropráctico o acupuntor personal antes de la lesión o enfermedad, utilizando un formulario llamado el aviso de quiropráctico personal o acupuntor personal.
Acerca de denunciar fraude:
P. ¿Qué puedo hacer si pienso que no es válido el reclamo de compensación de trabajadores de un empleado?
R. Usted debe reportar esa opinión a su administrador de reclamos. Dígales todos los hechos que usted sabe, cualquier testigo de que usted pueda estar consciente, y la gente con la que ellos deberían hablar. Dele seguimiento a cualquier informe telefónico o verbal con una carta.
P. Recibí un aviso de una audiencia en un reclamo para una persona que no conozco y que no contraté. ¿Qué debo hacer?
R. Infórmele a su administrador de reclamos y dele seguimiento al asunto con una carta.
P. ¿Qué no es un delito el fraude de compensación de trabajadores? ¿Quién investiga estos casos?
R. Sí, el fraude de compensación de trabajadores es un delito y puede venir en muchas formas: un trabajador diciendo que se lesionó en el trabajo cuando realmente su lesión ocurrió esquiando; un empleador diciendo que sus empleados trabajan en trabajos de oficina cuando realmente son trabajadores de construcción; un proveedor médico cobrando por seis tratamientos para un trabajador lesionado cuando sólo proporcionó dos, etc. Estos son sólo algunos ejemplos de fraude en el sistema de compensación de trabajadores. El fraude es un problema serio y debe ser denunciado al Departamento de Seguros de California (California Department of Insurance- CDI) para su investigación. El CDI tiene más información sobre el fraude en su sitio web. El CDI trabaja en estrecha colaboración con otras agencias para investigar posibles casos de fraude y también trabaja con las oficinas locales del fiscal del distrito para procesar aquellos que son descubiertos violando la ley.
Acerca de estar ilegalmente sin seguro:
P. ¿Qué pasa si no estoy asegurado y un empleado se lesiona?
R. Es un delito penal no tener cobertura de compensación de trabajadores. La sección 3700.5 del Código Laboral de California lo hace un delito menor condenable o por una multa de hasta $10,000 o encarcelamiento en la cárcel del condado por hasta un año, o las dos cosas. Además, el estado impone multas de hasta $100,000 a los empleadores que están ilegalmente sin seguro.
Si un empleado se lastima o se enferma a causa del trabajo y usted no está asegurado, usted es responsable de pagar todos los gastos relacionados con la lesión o enfermedad. Comuníquese con el oficial de información y asistencia de su oficina local de la DWC para más información. Usted debe ser consciente de que los beneficios de compensación de trabajadores son sólo el remedio exclusivo para lesiones sufridas en el trabajo cuando usted está apropiadamente asegurado. Si usted está ilegalmente sin seguro y un empleado se enferma o lesiona a causa del trabajo, ese empleado puede presentar una demanda civil contra usted además de presentar un reclamo de compensación de trabajadores.
Si usted no paga los beneficios requeridos también puede ser contactado por el Fondo Fiduciario de Beneficios de Empleadores Sin Seguro.
P. ¿Qué es el Fondo Fiduciario de Beneficios de Empleadores Sin Seguro?
R. El Fondo Fiduciario de Beneficios de Empleadores Sin Seguro (Uninsured Employer's Benefit Trust Fund- UEBTF) es una unidad especial dentro de la División de Compensación de Trabajadores que puede pagar beneficios a trabajadores lesionados que se lesionan o enferman mientras trabajan para un empleador que está ilegalmente sin seguro. El UEBTF persigue el reembolso de gastos contra el empleador responsable a través de todos los medios disponibles, incluyendo presentando embargos en contra de su propiedad.
P. ¿Puedo ser multado por no tener un seguro de compensación de trabajadores?
R. Si, puede ser multado y más. Si la División de Cumplimiento de Normas Laborales (comisionado laboral estatal) determina que un empleador está operando un negocio sin cobertura de compensación de trabajadores, se emitirá una orden de suspensión. Esta orden prohíbe el uso de empleados hasta que se obtenga la cobertura, y su incumplimiento es un delito menor castigado por encarcelamiento en la cárcel del condado por hasta 60 días, o con una multa de hasta $10,000, o ambos. La División de Cumplimiento de Normas Laborales también impondrá una multa de $1,000 por empleado en la nómina en el momento en que la orden de suspensión fue emitida y entregada, hasta $100,000 (Código Laboral sección 3722(a)).
Además, si un trabajador lesionado presenta un reclamo de compensación de trabajadores que va delante de la Junta de Apelaciones de Compensación de Trabajadores y un juez determina que el empleador no consiguió el seguro como lo exige la ley, cuando esta disputa se resuelve el empleador sin seguro puede ser multado $10,000 por cada empleado en la nómina en el momento de la lesión si se determinó que el caso fue pagadero, o $2,000 por cada empleado en la nómina en el momento de la lesión si se determinó que el caso no fue pagadero, hasta un máximo de $100,000 [Código Laboral sección 3722(b)].
Por último, como indicado en la respuesta a una pregunta previa, la falta de cobertura de compensación de trabajadores es un delito menor castigado por encarcelamiento en la cárcel del condado por hasta un año, o por una multa de hasta diez mil dólares ($10,000) o ambos o sea el encarcelamiento y la multa (Código Laboral Sección 3700.5)
P. ¿Cómo consigo la prueba de cobertura?
R. Solicite un certificado de seguros de su portador de seguros.
P. ¿Dónde puedo denunciar a un empleador por no tener el seguro de compensación de trabajadores?
R. Usted puede denunciar a un empleador que no tiene seguro de compensación de trabajadores a la oficina más cercana Las oficinas también se encuentran en las páginas blancas de su directorio telefónico local en la sección del gobierno estatal bajo relaciones industriales, cumplimiento de normas laborales.
March 2023